Vállalatirányítás professzionális módon
(A Vodafone Fókuszban az üzlet 2014./3 című kiadványában megjelent cikkünk alapján).
Az ERP rendszerek már nemcsak a nagyok játékszerei
A betűszó az angol ?Enterprise Resource Planning? kifejezés rövidítése, amit magyarul vállalatirányítási rendszernek szoktak nevezni. Kezdetben az ERP rendszerek a gyártási, készletkezelési , majd később már a kapcsolódó pénzügyi és számviteli folyamatokat kezelték.
Egy korszerű integrált vállalatirányítási rendszer mára kiterjed többek között az ügyfél-kezelés, az értékesítés-beszerzés, az emberi-erőforrás kezelés, a projektmenedzsment és az üzleti intelligencia folyamataira is.
Az ERP jóval több, mint egy számlázó program. Azon túl, hogy kezeli a vállalat kimenő és bejövő számláit, pénztári és banki tevékenységeit és kivált számos nyilvántartást, legnagyobb előnye, hogy hatékonyan tudja támogatni a cég fő tevékenységét jelentő folyamatokat is. Ezek természetesen a gyártó, kereskedő és szolgáltató cégek esetében nagyon eltérőek lehetnek.
A kicsik is labdába rúghatnak
Az ezredforduló előtt az ERP rendszereket elsősorban nagy gyártó vállalatok részére fejlesztették. Ma már jóval kisebb, akár 10-20 fős szervezetek is használnak vállalatirányítási rendszereket és nem csak a termelő szektorban, hanem a szolgáltatócégeknél, non-profit szervezeteknél és a közigazgatásban is.
Vannak továbbra is elsősorban a gyártó vállalatok igényeire fókuszáló rendszerek, mint például az MS Dynamics, míg a projektalapon működő szervezetek egyik iparágspecifikus megoldása a Maconomy.
Egy tanácsadó cég ERP bevezetése
A 30 fővel működő Vanessia Kft. 2008-ban vezette be a Maconomy vállalatirányítási rendszert, fő tevékenységeik közé tartozik a pályázati és közbeszerzési tanácsadás.
Elsősorban azért döntöttek egy ERP megoldás bevezetése mellett, hogy a különböző üzleti folyamataikat (ajánlatírás, pályázati anyagok összeállítása, pályázatok nyomon követése, tanácsadási projektek végrehajtása, pályázati monitoring) egy rendszerben tudják nyomon követni, amely emellett az összes kiegészítő feladatot (számlázás, pénzügyi és egyéb nyilvántartások , könyvelés, partnerkapcsolatok kezelése, munkaügyi rendszer) is ellátja.
A Maconomy vállalatirányítási rendszer segítségével már könnyen tudnak olyan kérdésekre válaszolni, hogy egy adott pályázat támogatása mennyi költséggel és bevétellel járt, milyen feladatokat kell elvégezniük egy adott időszakban, egy ügyfélhez mekkora profit tartozik, vagy mekkora a munkatársak leterheltsége.
Miben segítenek a vállalatirányítási rendszerek?
A bevezetés során szabványosítják a szervezet folyamatait, ezáltal a tevékenységek meghatározottak, követhetőek, mérhetőek és javíthatóak lesznek.Lehetővé teszik, hogy a szervezet adatai egy egységes rendszerben legyenek gyűjtve, illetve ezeket az adatokat szinte bárhonnan és azonnal el is tudjuk érni
Egy iparágspecifikus ERP számos úgynevezett legjobb gyakorlatot (best practices) tartalmaz, így ha egy cégnél nem jól szabályozottak a belső folyamatok, sokat segíthet az ERP bevezetés. Ezenkívül nem kell széttagolt rendszerekben dolgozni, elég az adatokat egyszer rögzíteni, illetve gyorsan és megbízható adatok alapján lehet döntéseket hozni.
Mit ne várjuk egy ERP rendszertől?
? helyettünk rögzíti az adatokat: viszont elég egyszer megtenni azt
? helyettünk fog üzleti döntéseket hozni: de automatizálni lehet döntési folyamatokat
? minden alkalmazásunkat leváltja: bizonyos feladatokra célszoftvert érdemes használni
? pontosan a meglevő működésünket fogja letükrözni: használjuk ki a rendszerben levő tudást
Hogyan válasszunk magunknak ERP rendszert?
Egy ERP bevezetésnél két dolgot választunk, magát a vállalatirányítási rendszert, illetve a bevezetést végző céget. A rendszer tekintetében a legfontosabb, hogy illeszkedjen a cégünk iparágához és működési modelljéhez, illetve az elvárásainkhoz. Ha szolgáltató vállalkozásunk van, ne válasszunk gyártásra kifejlesztett ERP-t, ha ebből is van a legtöbb a piacon.
A bevezetést és később a támogatást végző cég kiválasztásánál hozzánk hasonló referenciákat és hosszútávon megszerzett tapasztalatot keressük.
A sikeres ERP bevezetés tízparancsolata
? pontos célok, reális elvárások meghatározása
? megrendelő oldali elkötelezettség, felsővezetői támogatás
? megfelelő, iparágspecifikus és referenciákkal rendelkező rendszer kiválasztása
? hozzáértő és idővel rendelkező projektvezető kinevezése
? anyagi- és időbeli ráfordítások helyes felmérése
? szervezeti folyamatok meghatározása
? dokumentálás
? meglevő folyamatok optimalizálása szükség esetén
? testreszabások minimalizálása
? alapos felhasználói oktatás
Mennyibe fog ez nekem kerülni? Megtérül?
A vállalatirányítási rendszerek ára összetett és sokszor csak az elvárások pontos megismerése után határozható meg.
Főbb költségek:
? szoftver lincenc díja
? bevezetési projekt (akár hónapokig is tarthat) munkadíja
? üzemeltetés költségei (hardver, szoftver, hálózat)
? belső ráfordítások (munkatársaink ideje)
? licenc követési díj (rendszer folyamatos frissítése)
? támogatás díja (telefonos és írásos segítségnyújtás)
? egyedi fejlesztések
Egy ERP rendszer bevezetése sosem öncélú, ha a befektetésünk nem térül meg, nem jól döntöttünk. Viszont egy vállalatirányítási megoldás számszerűsített jövőbeni megtérülését meghatározni nem egyszerű dolog, de a felkészültebb megoldás szállítók ebben is segíteni tudnak.